システムソリューショングループの石川です。

コムネットは、日々お客様の困っていることをお伺いし、業務支援・生産管理システム「SignJOBZ(サインジョブズ)」を含めた、解決できる商品・サービスをご提案させていただいております。

今回は、お客様から伺った実際にあった「お客様の困っている」を、業務支援システムを導入してどのように解決したのかを、事例を交えてご紹介していきます。

 

 

お客様の困っている その1:部門間での売上や業務の確認の電話が多すぎる。

お客様の困っている その1:部門間での売上や業務の確認の電話が多すぎる。

代表をはじめとする経営層、お客様の窓口である営業部門、生産管理をする制作部門、それぞれ業務の確認を取るために、電話で確認を取ったり、打合・ミーティングを行ったりと、「確認をするための時間」が多く取られていて、生産性が上がらないのでなんとかしたい。

また、担当営業ごとに見積や商談状況をエクセルなどで管理しているため、経営層(営業管理者)から各営業スタッフの活動状況が把握しづらく、当月の売上の状況や、次月以降の商談状況が見えていないので不安です。

といったお客様から困っているお声をいただきました。

 

 

解決策:システムでの案件の一元管理

システムでの物件の一元管理を提案させていただきました。

 

業務支援システム「SignJOBZ(サインジョブズ)」の実際の画面をお見せしながらご説明します。

こちらは見積の一覧を表示している画面です。

各見積には、進捗状況を示す項目があり、1.見積作成中、2.見積提出済み、3.受注、4.売上済み、5.失注が色ごとに分かれていて、一目で各案件の状況が把握できます。

 

こちらの見積一覧では、ほかにもいろいろ便利な使い方があります。

  • 受注、売上済みになっているものは、当月の売上見込として確認ができます。
  • 次月に売上が上がる見積をまとめて、次月の売上見込として確認ができます。
  • 見積作成中と見積提出済みが長期間そのままになっている場合、担当営業に確認を取り、指示を与えることで、受注に結びつく可能性が高くなります。
  • 売上済みの案件に対して、納品書と請求書の提出状況も確認できるので、請求漏れを防ぐことができます。
  • 失注した物件には、失注をした理由を明確にしておくことで、今後同じ理由で失注がないように対策することができます。

 

 

お客様の困っている その2:営業部門と制作部門間の確認の電話が多すぎる。

次は、営業部門と制作部門でのやり取りで、以下のような困っているお声をいただきました。

 

営業社員から制作部門には、毎日物件ごとの納期、進捗状況の確認に時間を取られることが多く、営業社員はお客さんとの電話のやり取りも多いため、2重に時間を取られてしまう。

日中は電話のやり取りに追われ、事務作業は就業時間以降に行うことになり、残業が増えてしまう。

 

逆に、制作部門から営業部門への制作完了や出荷完了の報告は、社内で工程掲示板などに書き込んで共有できるようにしているが、営業社員は外出していることが多く、結局電話で報告することが多くなっている。

 

 

解決策:システムでの工程管理・情報共有

システムでの工程管理・情報共有を提案させていただきました。

システムで各物件の情報・進捗状況を共有することで、営業社員は社内にいなくても、システムを見てある程度確認することができ、制作部門は進捗をシステムに反映させるだけで電話で報告する必要がなくなりました。

 

こちらは、業務支援システム「SignJOBZ(サインジョブズ)」の工程管理表と納期表の画面です。

工程管理表

状態ごとに色分けされていますので、物件ごとの進捗状況が一目で分かります。

また、工程内に出荷日は「出」、納期は「納」と表記されているので、いつまでにやればいいかが一目瞭然です。

 

納期表

その日に納期を控えている案件数が確認でき、納期が重なり過ぎないように調整する生産管理の指標になります。

 

 

以上、お客様の困っているを業務支援システムがどのように解決できるのかをご紹介させていただきました。

他にもシステムやソフトウェアの導入によって、劇的に生産性がアップしたり、

時間短縮を図ることができますので、ご興味のある方は、お気軽にご相談ください。

 

製造業者向け業務支援システム「SignJOBZ(サインジョブズ)」の製品ページはこちら

 

システムやソフトウェアの導入に興味がある方は、ぜひ一度弊社までご相談ください。